Quelles charges peut-on facturer au locataire ?
La liste est fermée et fixée par un texte unique : le décret n°87-713 du 26 août 1987. Il énumère les catégories récupérables poste par poste : eau froide et chaude des parties communes, entretien courant et menues réparations des équipements collectifs (ascenseur, chaudière, espaces verts), taxe d'enlèvement des ordures ménagères, produits d'entretien des parties communes, salaire du gardien selon sa quotité d'affectation au nettoyage. Les grosses réparations, le remplacement d'un équipement en fin de vie, l'amortissement du matériel ou les honoraires de gestion ne figurent pas dans cette liste : ils restent à la charge du propriétaire. Face à une question sur un poste précis, l'assistant retrouve l'article correspondant dans le texte et répond en citant la ligne exacte.
Comment répondre à un locataire qui conteste sa régularisation de charges ?
Le cadre est fixé par la loi n°89-462 du 6 juillet 1989, qui organise les rapports locatifs : décompte par nature de charges, mode de répartition entre les locataires de l'immeuble, et délai pendant lequel le locataire peut demander la communication des pièces justificatives. Un gestionnaire doit pouvoir justifier chaque ligne du décompte annuel, pas seulement le total. L'assistant croise la question du locataire, par exemple « pourquoi ce montant a-t-il augmenté ? », avec l'article de la loi qui encadre le droit à justification, et prépare une réponse qui renvoie vers les bons justificatifs sur la hausse des charges.
Quelles charges reviennent le plus souvent dans les questions des locataires ?
Un noyau d'une dizaine de postes concentre la plus grande part des questions reçues par un gestionnaire. En voici quelques-uns, avec leur statut au regard du décret :
| Charge | Récupérable auprès du locataire | Base réglementaire |
|---|
| Eau froide des parties communes | Oui | Décret n°87-713, article 1 |
| Taxe d'enlèvement des ordures ménagères | Oui | Décret n°87-713, article 2 |
| Entretien courant de l'ascenseur (contrat, produits) | Oui | Décret n°87-713, annexe |
| Remplacement de l'ascenseur (grosse réparation) | Non | Hors liste du décret n°87-713 |
| Honoraires de gestion de l'agence | Non | Hors liste du décret n°87-713 |
Ce tableau donne un aperçu : chaque immeuble garde ses particularités, quotité du gardien, type de chauffage, présence d'espaces verts, et c'est ce que l'assistant vérifie ligne par ligne à partir de vos propres baux et de votre grille de charges.
Comment l'assistant s'intègre-t-il au travail quotidien de l'agence ou du syndic ?
On indexe vos baux types, votre grille de charges interne si elle existe, et les deux textes réglementaires cités plus haut. Le gestionnaire pose sa question comme il la poserait à un collègue expérimenté, en langage courant, et reçoit une réponse qui cite l'article ou la clause du bail concernée. Il garde la main sur la formulation finale envoyée au locataire, l'assistant prépare la matière et cite ses sources. Le même principe de recherche documentaire automatisée s'applique à d'autres métiers de l'immobilier : les agences qui vendent, par exemple, s'en servent pour retrouver rapidement l'obligation de diagnostic à fournir avant une vente, avec la même logique de réponse sourcée.
Que se passe-t-il si une charge ne correspond à aucune ligne claire du décret ?
Certaines charges récentes, borne de recharge électrique, caméra de vidéosurveillance, ne figurent pas explicitement dans un texte de 1987. Dans ce cas, l'assistant signale l'absence de correspondance directe et indique les articles les plus proches sur lesquels s'appuyer. C'est au gestionnaire, avec son avocat ou sa fédération professionnelle si besoin, de qualifier la charge. L'objectif de l'outil est de réduire le temps passé sur les questions récurrentes et bien couvertes par les textes ; les cas limites restent qualifiés par le gestionnaire.
Est-ce que mes documents restent propres à mon agence ?
Chaque agence ou syndic interroge ses propres baux et sa propre grille de charges, sans mélange avec les documents d'un autre client. C'est un point sur lequel on est intransigeant côté fiabilité : un assistant qui confond les documents de deux clients différents perd toute sa valeur, un peu comme un agent IA sans mémoire propre à l'entreprise qui répond hors sol. Une réponse sur les charges récupérables n'est utile que si elle s'appuie sur vos propres baux et vos propres textes.
Combien de temps prend la mise en place pour une agence de gestion locative ?
Le plus gros du travail consiste à rassembler vos baux types et votre grille de charges si vous en avez formalisé une : le décret et la loi sont déjà prêts à être interrogés, ils sont publics et stables. Une fois les documents transmis, on teste l'assistant sur une dizaine de questions réellement reçues de locataires avant de le mettre à disposition des gestionnaires. Aucune charge sur votre logiciel de gestion locative actuel : l'assistant s'ajoute à vos outils existants, à partir des documents que vous lui transmettez.
Ce cas fait partie de nos usages pour la gestion immobilière B2C, aux côtés d'autres automatisations de la relation locataire.
